Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

Rozmowa z Tomaszem Paradowskim, dyrektorem Działu Systemów Audiowizualnych w firmie Veracomp SA, zajmującej się dystrybucją rozwiązań teleinformatycznych

Ada Chojnowska: Nowe biurowce wyrastają jak grzyby po deszczu. Większość z nich jest ekologiczna, energooszczędna i „inteligentna”. Smart może być jednak nie tylko sam budynek, ale i to, co jest w biurze.

Tomasz Paradowski: Dokładnie tak. Rozwiązania z zakresu tzw. smart office stają się coraz popularniejsze, a technologie wraz z dobrze zaprojektowanym biurem coraz częściej decydują o atrakcyjności danego pracodawcy. Oczywiście wynagrodzenie i pakiet socjalny wciąż są najważniejsze, na znaczeniu cały czas zyskują jednak pewne wartości dodane, takie jak lokalizacja, pakiet benefitów czy właśnie dobrze zaprojektowane i wyposażone miejsce pracy. To zresztą nie tylko kwestia przyciągnięcia jak najlepszych specjalistów, co jest obecnie dużym wyzwaniem, ale i odpowiedź na pytanie, jak ich zatrzymać.

Rzeczywiście, w badaniach dotyczących najważniejszych aspektów pracy biuro i jego wyposażenie każdego roku odgrywają wśród pracowników coraz większą rolę.

– Nie ma w tym nic dziwnego. W tej chwili w samym Krakowie w sektorze usług biznesowych jest zatrudnionych ponad 60 tys. osób. Lwia część to ludzie młodzi, którzy korzystają ze smartfona i technologii cyfrowych, mają to niemal w swoim DNA. Są mobilni, elastyczni, oczekują możliwości pracy zdalnej i dostępu do nowych technologii także w miejscu pracy. Kiedy mają pokazać prezentację, nie chcą tracić czasu na szukanie kabla, bo wszystko powinno działać bezprzewodowo. Chcą wyświetlać efekty pracy na dużych wyświetlaczach, a po skończonym spotkaniu jednym przyciskiem wysłać materiał do wszystkich uczestników. Technologie mogą zresztą budować wizerunek firmy już w chwili, gdy przekraczamy jej próg. Dotychczas niewykorzystywane ściany mogą stać się świetną przestrzenią do wyświetlania spersonalizowanych treści czy filmów prezentujących firmę.

Taki efekt wow?

– Efekt wow, który w firmach konkurujących ze sobą technologiami może bardzo pomóc w procesie rekrutacji najlepszych i jednocześnie pozytywnie wpływać na samopoczucie pracowników stałych. Zastosowań jest zresztą więcej. Potencjalnemu pracownikowi czy kontrahentowi można wyświetlać wideo przybliżające działalność firmy i wartości, jakimi się ona kieruje. Warto pamiętać, że kiedy przychodzimy na spotkanie, trafiamy do recepcji, w której zwykle musimy chwilę poczekać. A podczas czekania możemy spoglądać na zegarek lub wykorzystać czas inaczej, ciekawiej, przyglądając się przygotowanym dla nas treściom. Te przekazy można wzmacniać na kolejnych tzw. miejscach styku: w windzie i w przestrzeniach, którymi przemieszczamy się do miejsca pracy lub spotkania. Kiedyś ta przestrzeń była niewykorzystana, dziś można ją w mądry sposób zagospodarować jako miejsce komunikacji z gośćmi, pracownikami czy kontrahentami. Można ich przez to witać, podkreślać specjalne osiągnięcia czy nawet rozwiewać wątpliwości pracowników w trudnych dla firmy chwilach. Wystarczy spięty odpowiednim oprogramowaniem system wyświetlaczy. Oczywiście informacje do pracowników można też kierować standardowo: mailowo lub w intranecie, jednak to zwykle jednorazowy przekaz, w dodatku nie zawsze odczytywany. A tak dostajemy świetne, nieinwazyjne narzędzie dla działów HR i marketingu, które może być też dwukierunkowe – w kilku miejscach można ustawić panele dotykowe połączone z aplikacją służącą do anonimowego zgłaszania swoich pomysłów czy wątpliwości.

Najwięcej technologicznych nowinek z zakresu smart office możemy chyba zainstalować w salach konferencyjnych?

– To prawda, obecnie to jedno z najważniejszych miejsc w firmach. Kiedyś sale były wyposażone w słabej jakości sprzęt, np. projektor, który w razie potrzeby ktoś przynosił z sekretariatu, rozstawiał na stole i na ścianie wyświetlał ważne materiały. Dziś, by porozmawiać o nowej linii produkcyjnej w Chinach, nie musimy lecieć do Pekinu. Robimy to w sali konferencyjnej. Musimy więc łatwo nawiązywać połączenie, dobrze się widzieć i słyszeć, a dzięki technologii możemy też te spotkania nagrywać, dzielić się nimi z innymi pracownikami. Możemy też pracować wspólnie w trybie interaktywnym lub podczas analizy jakiegoś schematu czy pracy nad projektem w czasie rzeczywistym wskazywać i zaznaczać na nich zmiany, które później prześlemy zainteresowanym osobom. Kończą się też czasy ścieralnych tablic, notowania i przerzucania kartek flipchartów, czasem ich fotografowania, zgrywania na komputer i przesyłania dalej. Teraz to wszystko można zrobić cyfrowo, za pomocą elektronicznego flipcharta. To łatwe i intuicyjne, użytkownicy mogą na nim pisać i rysować jak na tradycyjnym papierze. Funkcja zapisu i udostępniania umożliwia szybkie przesłanie prezentowanego materiału do uczestników spotkania. Elektronicznego flipcharta możemy używać w dowolnej sali konferencyjnej. Dzięki funkcji wi-fi out możemy bezprzewodowo przesłać prezentowany obraz na urządzenia zewnętrzne, np. projektor, monitor wielkoformatowy czy ścianę LED.

Czyli rozwiązujemy problem wspomnianych wcześniej kabli?

– Coraz więcej firm inwestuje w rozwiązania bezprzewodowe. Wchodzimy do sali, wpisujemy do komputera czy telefonu specjalny kod z wyświetlacza i jesteśmy połączeni. W ten sposób swoje treści może naraz wyświetlać kilka osób, a jeżeli salę konferencyjną wyposażymy w monitor interaktywny, każdy z uczestników spotkania może podejść, powiększyć pewne treści jak na tablecie, coś zaznaczyć czy podkreślić. Idea smart office to również system, który steruje multimediami, oświetleniem i klimatyzacją. Użytkownicy po wejściu do sali konferencyjnej mają do dyspozycji intuicyjny panel dotykowy, klikają opcję „wideokonferencja” lub „prezentacja”, a resztę robi za nich system. Ma być prosto, ergonomicznie i intuicyjnie. Bo nie chodzi o to, żeby rozwiązaniami zachwycali się zafascynowani technologią, ale żeby te rozwiązania ułatwiały życie także tym, którzy technologię traktują jak zło konieczne. Częstym problemem, szczególnie w większych organizacjach, jest zarządzanie dostępnością sal konferencyjnych. Pomyślmy, ile czasu i nerwów można stracić, poszukując wolnej sali, lub jeszcze gorzej – wolnej sali odpowiadającej naszym potrzebom, bo np. przyszło do nas kilku gości, a akurat w 10-osobowym pomieszczeniu deliberują dwie osoby. Trzeba im wtedy przerwać spotkanie, być może w bardzo ważnym momencie, one muszą znaleźć sobie inną wolną salę, znów podłączyć się do odpowiednich narzędzi, przewinąć prezentację do punktu, w którym skończyły...

Jakie jest na to rozwiązanie?

– System rezerwacji sal. Pozwala sprawdzić ich dostępność i wybrać odpowiednią ze względu na jej wielkość i wyposażenie. Gdy wchodzimy na spotkanie, musimy potwierdzić obecność na panelu dotykowym, dzięki czemu jeśli sala mimo rezerwacji jest niewykorzystywana, w systemie znów pokazuje się jako dostępna. Za pomocą panelu możemy też przedłużyć spotkanie lub jeśli sala jest już na kolejne godziny zarezerwowana, szybko znajdujemy inną, zamiast chodzić od drzwi do drzwi. Niektóre sale poza panelem są też wyposażone w specjalne czujniki, co pozwala na generowanie raportów na temat wykorzystania sal i informowanie o stanie eksploatacji sprzętu. Wszystko można zintegrować z systemem sterowania, dzięki czemu gdy wejdziemy na spotkanie, automatycznie zasłonią się rolety, włączy się klimatyzacja i odpowiednie oświetlenie.

Wszystkie te rozwiązania to jednak koszty. Pracodawcy opłaca się je ponosić?

– To, co dobre i nowoczesne, nie jest tanie. Wszystko oczywiście zależy od tego, jak firmy liczą zwroty z inwestycji. Trzeba pamiętać, że tego typu rozwiązania znacznie poprawiają efektywność pracy. Pracownicy nie muszą poświęcać czasu na niepotrzebne komplikacje techniczne, walczyć z kablami, poszukiwać sal albo ręcznie przepisywać wniosków z flipchartów w treść maila. Z kolei dzięki wideokonferencjom znikają kosztowne delegacje. Kosztowne zarówno ze względu na opłacanie przejazdów i hoteli, jak i ze względu na czas podróży. Spotkanie może i trwa dwie godziny, ale czas spędzony na dojazdach jest znacznie dłuższy. To wszystko wpływa też na wizerunek firmy. Niezależnie jednak od opłacalności takich inwestycji myślę, że wiele firm nie będzie miało w pewnym momencie wyjścia. Dobrze zaprojektowane i wdrożone technologie audiowizualne wspierają dzielenie się wiedzą, poprawiają komunikację w firmie i stają się standardem, którego oczekują od firmy pracownicy.

Artykuł otwarty w ramach bezpłatnego limitu

Wypróbuj prenumeratę cyfrową Wyborczej

Nieograniczony dostęp do serwisów informacyjnych, biznesowych,
lokalnych i wszystkich magazynów Wyborczej.